4月17日，國(guó)賽籌備會(huì)議召開(kāi)，明確了各組的分工職責(zé)。會(huì)后，余梅英副校長(zhǎng)立即召集接待組、校內(nèi)宣傳組、校園文化布置組召開(kāi)小組會(huì)議，具體布置了各組的工作。各組長(zhǎng)針對(duì)組內(nèi)工作中的困惑進(jìn)行討論。校內(nèi)宣傳組根據(jù)本組工作內(nèi)容，進(jìn)行了工作計(jì)劃安排。
一、組長(zhǎng)：余梅英
副組長(zhǎng)：洪紫如
成員：王國(guó)鵬、黃菲、卜軼娟、梁祖琦、徐詩(shī)程、阮林丹、林士敏
二、工作安排：

序號(hào)	工作內(nèi)容	時(shí)間節(jié)點(diǎn)	負(fù)責(zé)老師	執(zhí)行情況
1	80名禮儀學(xué)生選拔	4月20日	王國(guó)鵬、黃菲及五個(gè)團(tuán)總支書(shū)記	擬從17級(jí)兩委干事中選拔
2	教師禮儀團(tuán)隊(duì)組建	5月7日	洪紫如
3	禮儀培訓(xùn)-相關(guān)理論培訓(xùn)	4月27日下午4點(diǎn)	洪紫如、王國(guó)鵬、及外聘老師
4	禮儀形體等方面培訓(xùn)	5月11日、5月15日	王國(guó)鵬、黃菲及外聘老師
5	開(kāi)幕式、閉幕式流程確定	5月24日	洪紫如、黃菲
6	開(kāi)、閉幕式會(huì)場(chǎng)布置方案制定	5月24日	洪紫如、卜軼娟、林士敏、
7	會(huì)議材料分發(fā)	6月1-2日	阮林丹、梁祖琦
8	領(lǐng)導(dǎo)桌簽打印	6月1-2日	黃菲
9	開(kāi)幕式音響租賃配套、音樂(lè)準(zhǔn)備	5月28日前前確定	王國(guó)鵬
10	報(bào)到日、開(kāi)閉幕式、比賽日學(xué)生禮儀的調(diào)度安排方案	5月24日前	洪紫如、王國(guó)鵬、徐詩(shī)程、黃建成
11	禮儀服裝的確定、購(gòu)買	5月10日前	黃菲、阮林丹

4月18日，校內(nèi)宣傳組專程到承辦過(guò)國(guó)賽的船政交通職業(yè)學(xué)院，向該校團(tuán)委書(shū)記陳慧老師學(xué)習(xí)取經(jīng)。經(jīng)過(guò)一個(gè)多小時(shí)的交流，學(xué)習(xí)到不少經(jīng)驗(yàn)。

一、關(guān)于志愿者工作
1、學(xué)生志愿者的安排：每個(gè)省安排一個(gè)志愿者專門負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)接待工作，此項(xiàng)需要36個(gè)志愿者。另需要44名志愿者配合老師到火車站機(jī)場(chǎng)接站、賓館接待、校內(nèi)會(huì)場(chǎng)布置、校內(nèi)引導(dǎo)以及機(jī)動(dòng)換班等工作。80名志愿者將在4月20日進(jìn)行選拔確定。
2、學(xué)生、教師志愿者的服裝大賽有統(tǒng)一規(guī)定，要提前進(jìn)行申請(qǐng)制作。
3、所有師生志愿者要進(jìn)行專門培訓(xùn)，主要涉及禮儀規(guī)范、校史校情、大賽情況、福州概況等方面內(nèi)容。志愿者招募完畢后擬邀請(qǐng)陳慧書(shū)記到校開(kāi)展培訓(xùn)。
4、擬將負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)的學(xué)生志愿者分成6個(gè)小組，每個(gè)小組6名，由一名老師具體管理。賽前由校內(nèi)宣傳組編輯好聯(lián)絡(luò)短信模板，由各個(gè)負(fù)責(zé)老師對(duì)接志愿者，志愿者對(duì)接各個(gè)省的隊(duì)伍指導(dǎo)老師。
5、在比賽期間，安排一到兩間教室給輪班志愿者休息用，規(guī)范管理。
6、制作志愿者工作牌。

二、開(kāi)閉幕式的籌備
1、5月初提交各類引導(dǎo)牌的數(shù)量、內(nèi)容，制定校內(nèi)開(kāi)幕式的布置方案。
2、擬定開(kāi)閉幕式流程，并提交校領(lǐng)導(dǎo)、專家審核。
3、敲定主持人及串詞，校領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。
4、安排開(kāi)幕式的音響。
三、其他關(guān)于國(guó)賽的準(zhǔn)備信息
1、比賽的公平公正、順利進(jìn)行是國(guó)賽籌備工作的核心和關(guān)鍵點(diǎn)。
2、清真食品必須貼上清真的標(biāo)識(shí)。
3、各隊(duì)回執(zhí)要明確，到達(dá)的車次信息、飲食要求等信息盡量詳細(xì)。